Excel คืออะไร
Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรตชีท (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมน์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษอังกฤษเล่มจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์(Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว(Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ โปรแกรมประเภทสเปรตชีตมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) วิสิแคล(VisiCalc) โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) ออราคิล (Oracle) และไมโครซอฟท์เอ็กเซล(Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล
Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรตชีท (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมน์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษอังกฤษเล่มจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์(Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว(Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ โปรแกรมประเภทสเปรตชีตมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) วิสิแคล(VisiCalc) โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) ออราคิล (Oracle) และไมโครซอฟท์เอ็กเซล(Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล
คุณสมมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel
1. ความสามารถด้านการคำนวณ Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น
2. ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชั่น เช่นฟังก์ชั่นเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ
3. ความสามารถในการสร้างกราฟ Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นการาฟได้ทันที
4. ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอัการต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น
5. ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้
6. ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน
7. ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ
เข้าสู่การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel
การเรียกใช้งาน Excel
การเรียกใช้งาน Excel
1. คลิกที่ปุ่ม
2. เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program
3. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office
4. เลื่อนเมาส์ไปที่Microsoft office Excel คลิก
2. เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program
3. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office
4. เลื่อนเมาส์ไปที่Microsoft office Excel คลิก
การเริ่มใช้งานโปรแกรม
เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel
- Office Button เป็นปุ่มคำสั่งเกี่ยวกับการทำงานของแฟ้มงาน เช่น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ
- QuickAccessToolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็วผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้
- Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่คุณเปิดใช้งานอยู่
- แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น
- Name box แสดงตำแหน่งเซลล์ปัจจุบัน
- Formula bar แถบแสดงสูตรคำนวณหรือข้อมูลที่คุณพิมพ์
- Active cell เซลล์ปัจจุบันที่กำลังทำงานอยู่
- Worksheet พื้นที่ใช้งานของโปรแกรม
1. ปุ่มทูลบาร์ที่ต้องการใช้งานบ่อยๆ คุณสามารถเพิ่มเข้ามาใน Quick Access Toolbar ได้ มีขั้นตอนดังนี้
2. เลือกคำสั่งที่ต้องการใช้บ่อย เช่น New, Open, Print Preview,Quick Print, ฯลฯ
การยกเลิกปุ่มทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar
ปุ่มทูลบาร์ที่เพิ่มเข้ามาแล้วไม่ต้องการใช้งาน คุณสามารถยกเลิกออกได้ มีขั้นตอนดังนี้
- คลิกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้
- ต้องการยกเลิกปุ่มทูลบาร์ให้เลือกคำสั่ง Remove from Quick Access Toolbar
- พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
- พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Arrow key (ลูกศรสี่ทิศ) ที่คีย์บอร์ด
การยกเลิกข้อมูลที่กำลังพิมพ์ มี 2 วิธี
วิธีที่ 1 กดปุ่ม Esc ที่คีย์บอร์ด
วิธีที่ 2 คลิกปุ่ม Cancel บน Formula bar
การแก้ไขข้อมูล มี 3 วิธี
- เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
วิธีที่ 2 คลิกตำแหน่งที่จะแก้ไขบน Formula bar
วิธีที่ 3 ดับเบิ้ลคลิกที่ตำแหน่งเซลล์นั้น
- ทำการแก้ไขข้อมูล เสร็จแล้วกด Enter
วิธีที่ 2 คลิกขวาเลือกคำสั่ง Clear Contents
วิธีที่ 3 ที่แท็บ Home คลิกลูกศรลงของปุ่มClear จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้
การบันทึกเอกสารลงใน disk
เมื่อคุณสร้างแฟ้มงานเสร็จแล้ว ต้องทำการบันทึกข้อมูลลงใน disk มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกปุ่ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิกปุ่ม Office Button เลือกคำสั่ง Save หรือ Save As ก็ได้
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กำหนดรายละเอียด
การใช้งานแผ่นงานและตาราง
การทำงานกับแผ่นงาน (Sheet)
ปกติแฟ้มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ให้ใช้งาน ถ้าต้องการเพิ่ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้
- คลิกขวาชื่อ sheet ที่ต้องการ จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้
การเลือกช่วงข้อมูล
ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตามกับข้อมูลใน Worksheet อย่างแรกที่ต้องทำคือ การเลือกช่วงข้อมูล ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้
วิธีการเลือก | สัญลักษณ์ของเมาส์ | |
เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง | วางเมาส์เป็นรูป drag คลุมข้อมูลที่ต้องการ | |
เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วงห่างกัน |
| |
เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ ทั้งแถว | คลิกส่วนหัวคอลัมน์ หรือหัวแถวที่ต้องการ | |
เลือกข้อมูลหมดทั้ง sheet | คลิกจุดตัดระหว่างหัวคอลัมน์กับหัวแถว |
การใช้งานตาราง
ในกรณีที่คุณทำงานกับตาราง แล้วต้องการแทรกข้อมูล หรือลบตาราง มีขั้นตอนดังนี้
- เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เช่น คอลัมน์ C ถึง E
- คลิกขวาหัวคอลัมน์ / แถว จะปรากฏคำสั่งให้เลือก
Insert แทรกคอลัมน์ / แถว
Delete ลบคอลัมน์ / แถว
Column Width ปรับความกว้างของคอลัมน์
Hide ซ่อนคอลัมน์ / แถว
Unhide ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ / แถว
หรือ ใช้ปุ่มเครื่องมือในการทำงานก็ได้ ที่แท็บ Home เลือกจากหัวข้อ Cells
การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน
- เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ
- แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุ่มเครื่องมือบนทูลบาร์
หรือจัดรูปแบบข้อมูลโดยการใช้เมนู มีขั้นตอนดังนี้
- เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ
- คลิกขวาเลือกคำสั่ง Format Cells
Alignment การจัดวางข้อความ
Font ชนิดของตัวอักษร
Border กำหนดเส้นขอบ
Fill กำหนดสีพื้นและลาย
Protection ป้องกันการแก้ไขข้อมูล
- กำหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
- การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขการจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข
บางครั้งคุณต้องการกำหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูล เช่นตัวเลขของเงินเดือนพนักงานให้เป็นสีน้ำเงินเฉพาะคนที่เงินเดือนไม่เกิน 40000 ให้ใช้เรื่องของ Conditional Formatting มีขั้นตอนดังนี้
การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กำหนดหลังจากคุณกำหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูลแล้ว ต้องการเปลี่ยนเงื่อนไขจากเดิม เป็น ตัวเลขของเงินเดือนพนักงานให้จัดรูปแบบโดยเปลี่ยนสีพื้นเป็นสีเหลือง เฉพาะคนที่เงินเดือนตั้งแต่ 30000-50000 คุณสามารถแก้ไขได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้1.เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ทำการจัดรูปแบบไว้2.แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม 3.เลือกคำสั่ง Manage Rules คลิกปุ่ม Edit Rule
ช่วงข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว คุณสามารถทำการยกเลิกเงื่อนไขนั้นได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้1.เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ทำการจัดรูปแบบไว้2.แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม 3.เลือกคำสั่ง Clear Rules ในที่นี้เลือกคำสั่ง Clear Rules from Selected Cells
2.เลือกคำสั่ง Conditional Formatting3.จะแสดงช่วงข้อมูลที่มีการกำหนดเงื่อนไขให้ทันทีการทำงานกับกราฟการสร้างกราฟ
ข้อมูลในโปรแกรมExcelส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขถ้าคุณนำตัวเลขเหล่านั้นมาแสดงเป็นกราฟจะทำให้ข้อมูลของคุณดูง่ายขึ้น มีขั้นตอนดังนี้1.เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างกราฟ ในที่นี้เลือกช่วงเซลล์ A2-B5, D2-D5
2. คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวข้อ Chart จากตัวอย่างเลือกแบบ Column
3.จะปรากฏรูปแบบย่อยให้คลิกเลือกได้ทันที4.จากนั้น จะแสดงรูปกราฟที่สร้างไว้ พร้อมกับแถบ Ribbon ชื่อ Chart Tools หัวข้อ Design ให้กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม
หลังจากสร้างกราฟเสร็จแล้ว ต้องการเปลี่ยนแบบกราฟใหม่ คุณสามารถทำได้ มีขั้นตอนดังนี้
2.แถบ Chart Tools Design หัวข้อ Type คลิกปุ่ม
3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Change Chart Type ให้คลิกเลือกแบบที่ต้องการ
กราฟที่ไม่ใช้แล้ว ต้องการลบออก มีขั้นตอนดังนี้- คลิกกราฟที่ต้องการลบ กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด
- การใช้งานสูตรและฟังก์ชั่นการใส่สูตรคำนวณปกติ
- เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4
- พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
- ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคำนวณที่กำหนดไว้
นั้นก่อนแล้วไล่ตามลำดับไปเรื่อยๆ การคำนวณหาผลรวม
ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่ง ให้คุณใช้ฟังก์ชั่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขั้นตอนดังนี้
- เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ H4
- ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม Sum บนทูลบาร์
- จะปรากฏสูตรคำนวณ =SUM(B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter
โปรแกรมExcelจะทำการแบ่งชุดของสูตรคำนวณตามประเภทการใช้งานถ้าคุณต้องการใช้สูตรคำนวณประเภทใดคลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม Insert Function ก็ได้ สูตรคำนวณที่นำมายกตัวอย่างจะเป็นสูตรที่ใช้งานบ่อยๆ มีขั้นตอนดังนี้1.เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C132.ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคำนวณให้เลือกใช้ ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum
Average สูตรการหาค่าเฉลี่ย
Count Numbers สูตรการนับจำนวนข้อมูล
Max สูตรการหาค่าสูงสุด
Min สูตรการหาค่าต่ำสุด
More Functions สูตรอื่นๆ
การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่
ในสูตรคำนวณบางครั้งต้องการอ้างอิงค่าตำแหน่งเซลล์เดียว เวลา copy สูตร ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ในตัวอย่างนี้ต้องการคำนวณหาผลต่าง ระหว่างค่าใช้จ่าย (B3) กับค่าเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้1.เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ C32.ใส่สูตรคำนวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter3.ทำการ copy สูตรคำนวณลงมา จะเห็นว่าตำแหน่ง C16 จะเป็นค่าคงที่ตลอด ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
#VALUE! หมายถึง ในสูตรคำนวณปกติมีการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เป็นตัวอักษร
#NAME? หมายถึง ชื่อฟังก์ชั่นที่ใช้พิมพ์ผิด
การเรียงลำดับข้อมูล
เมื่อคุณนำงานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่จะทำต่อไป คือ การจัดเรียงข้อมูล มีขั้นตอนดังนี้
1.คลิกตำแหน่งเซลล์ในหัวข้อที่ต้องการจัดเรียง จากตัวอย่างนี้ เลือก เซลล์ใดก็ได้ในหัวข้อ Salary2.ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่มบนทูลบาร์ เพื่อเลือกเกณฑ์การจัดเรียงSort Smallest to Largest จัดเรียงจากน้อยไปมาก (A- Z)Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปน้อย (Z -A)
การเรียงลำดับข้อมูลในช่วงหรือตาราง
1.ตำแหน่งเซลล์อยู่ในงาน Database2.คลิกปุ่ม เพื่อเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม3.ที่ช่อง Sort by เลือกหัวข้อหลักในการจัดเรียงที่ช่อง Order เลือกเกณฑ์การจัดเรียง4.คลิกปุ่ม เพื่อเพิ่มหัวข้อรอง, หัวข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OKการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
1.คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar
2.เลือก All Programs Microsoft Office
3.เลือก Microsoft Office Word 2007 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที
2.ที่แท็บ Data หัวข้อ Data Tools คลิกปุ่ม
3.จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์DataValidationที่หัวข้อSettingsให้กำหนดเงื่อนไขในที่นี้กำหนดว่าข้อมูลตัวเลขที่ป้อนจะต้องอยู่ในช่วงตั้งแต่ 8000-40000 เท่านั้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น